Privacyverklaring White Frost B.V.

Versie 2.0, augustus 2026

---

Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring gaat over deze website, whitefrost.nl, en over de gegevens die wij als bedrijf van onze zakelijke relaties bijhouden. Meer is het niet, en dat is met opzet: White Frost B.V. is de houdstermaatschappij achter WorkBase B.V. en WorkBaseOnline B.V. Wij leveren zelf geen software en geen diensten aan klanten, en wij verwerken geen gegevens namens een klant.

Gebruikt u WorkBase of een van de online toepassingen zoals BuurtRit, dan gelden de verklaringen van die vennootschappen. Die staan op workbase.nl en workbaseonline.nl. Bent u klant of leverancier van een organisatie die met die software werkt, dan is die organisatie zelf verantwoordelijk voor uw gegevens; u kunt daar terecht met vragen over wat zij van u heeft vastgelegd.

Wie wij zijn

White Frost B.V.
De Bocht 6, 5281 PE Boxtel
Kamer van Koophandel 69694508
btw-nummer NL857970987B01
e-mail info@whitefrost.nl

Wij hebben geen functionaris voor de gegevensbescherming. Die is voor een onderneming van deze omvang en aard niet verplicht, en wij vinden het eerlijker om dat te zeggen dan om een functie te noemen die niet bestaat. Vragen over privacy komen bij ons binnen op het adres hierboven.

Bezoek aan deze website

Op deze website staat een bezoekersteller die wij zelf hebben gebouwd; er komt geen dienst van een andere partij aan te pas. Wij tellen hoeveel pagina's er zijn opgevraagd en hoeveel bezoekers dat waren, welke pagina's dat waren, op welk uur van de dag, en van welke website iemand bij ons binnenkwam.

Wat wij daarbij niet doen:

• Wij plaatsen geen cookie en lezen niets uit uw apparaat. Daarom vragen wij u daar ook geen toestemming voor, en staat er geen keuzescherm in de weg.
• Wij bewaren uw IP-adres niet. Om te kunnen zien of iemand die dag al eerder langskwam maken wij een onomkeerbare code uit uw IP-adres, de gegevens van uw browser en een getal dat elke dag verandert. De volgende dag levert dezelfde bezoeker een andere code op, zodat wij u niet van dag tot dag kunnen volgen.
• Van de website waar u vandaan komt bewaren wij alleen de naam, bijvoorbeeld “google.com”, en nooit het volledige adres — daar zou bijvoorbeeld een zoekopdracht in kunnen staan.
• Wat er in de adresregel achter het vraagteken staat, blijft buiten de telling.

Wij bewaren dit als losse aantallen: hoe vaak een pagina is opgevraagd, hoeveel bezoekers er in een bepaald uur waren, en hoe vaak iemand van een bepaalde website kwam. Die aantallen staan niet met elkaar in verband, zodat er geen beeld van een afzonderlijke bezoeker ontstaat.

Wilt u helemaal niet meegeteld worden, laat het dan weten via info@whitefrost.nl; wij sluiten uw adres dan uit van de telling.

Daarnaast houdt de webserver technische logbestanden bij, zoals elke webserver dat doet. Die gebruiken wij alleen voor beheer, voor het oplossen van storingen en voor het tegengaan van misbruik — niet om bezoekers te volgen. De logbestanden die onze eigen software bijhoudt, bewaren wij dertig dagen en verwijderen wij daarna.

Als u ons een e-mail stuurt

Stuurt u ons een bericht, dan verwerken wij uw naam, uw e-mailadres en wat u ons schrijft, om uw vraag te kunnen beantwoorden. Wij gebruiken dat adres niet om u ongevraagd iets toe te sturen; wij versturen geen nieuwsbrief vanaf dit domein.

Uw bericht komt binnen op onze eigen mailserver in Nederland. Sturen wij een antwoord, dan gaat dat de deur uit via Turbo-SMTP (Edisplay srl, Via Palmanova 24, 20132 Milaan, Italië), de partij die onze uitgaande post verzorgt.

Onze eigen administratie

Als onderneming houden wij een administratie bij. Daarin staan de contactgegevens van de mensen bij de partijen waarmee wij zaken doen — onze accountant, onze bank, onze leveranciers — en de gegevens die op facturen en in de boekhouding thuishoren. Wij verwerken die gegevens om onze overeenkomsten uit te voeren en om te voldoen aan wat de wet ons voorschrijft, zoals de fiscale bewaarplicht.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met anderen om er iets aan te verdienen. Wel schakelen wij partijen in die ons helpen deze website en onze post te laten werken: TransIP B.V. (Nederland) levert de server en beheert de domeinnamen, en Edisplay srl, handelend onder de naam Turbo-SMTP (Italië), verzorgt de verzending van e-mail. Met beide hebben wij vastgelegd dat zij de gegevens alleen voor ons verwerken.

Daarnaast delen wij gegevens waar de wet of onze bedrijfsvoering daarom vraagt, met bijvoorbeeld onze accountant, onze bank of de Belastingdienst. Ook dan alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn.

Waar de gegevens staan

De server van deze website staat in Nederland. Onze uitgaande post loopt via Turbo-SMTP in Italië. Beide liggen binnen de Europese Economische Ruimte. Zou een verwerking ooit buiten de EER plaatsvinden, dan doen wij dat alleen onder de voorwaarden die de AVG daaraan stelt: een adequaatheidsbesluit, passende waarborgen zoals de modelcontractbepalingen, of een van de uitzonderingen uit artikel 49.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• De aantallen van de bezoekersteller bewaren wij per maand. Er zit geen persoonsgegeven in, dus er is niets aan te wijzen dat vervalt.
• Logbestanden van onze eigen software: dertig dagen.
• E-mail: zolang de vraag speelt, en daarna niet langer dan nodig om er nog eens op terug te kunnen komen.
• Administratieve en fiscale gegevens: zeven jaar, omdat de wet dat voorschrijft.

Uw rechten

U mag ons vragen welke gegevens wij van u hebben, ze laten verbeteren, laten verwijderen, het gebruik ervan laten beperken, er bezwaar tegen maken, en u mag ze in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen. Hebt u ons ooit toestemming gegeven, dan mag u die weer intrekken.

Een verzoek stuurt u naar info@whitefrost.nl. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn verlengen; wij laten u dan binnen die eerste maand weten hoeveel langer wij nodig hebben. Wij kunnen u vragen zich te identificeren, zodat wij niet de gegevens van iemand anders aan u laten zien. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.

Een klacht

Vindt u dat wij niet goed met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten via info@whitefrost.nl; wij pakken het op. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op autoriteitpersoonsgegevens.nl staat hoe dat gaat.

Datalekken

Gaat er iets mis met persoonsgegevens die wij verwerken, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer de wet dat vraagt, en informeren wij de mensen om wie het gaat als het waarschijnlijk gevolgen voor hen heeft.

Wijziging van deze verklaring

Verandert er iets aan de wet of aan wat wij doen, dan passen wij deze verklaring aan. Elke versie krijgt een eigen nummer en datum, zodat u kunt zien welke tekst wanneer gold. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

White Frost B.V.
De Bocht 6
5281 PE Boxtel